Agent od klientów sezonowych · Koszulki na coroczny festyn
Historia zamówień, kalendarz produkcji i cennik zamieniają się w mail do klienta cyklicznego, wysłany na czas przed jego wydarzeniem.
Festyn Rodzinny 2026: koszulki jak rok temu?
Przykład demonstracyjny. Firma, klient, historia zamówień i ceny są fikcyjne. Pokazujemy proponowany sposób pracy, a nie wynik agenta działającego już w firmie.
01 · Punkt wyjścia
Gminny ośrodek kultury co roku zamawia koszulki na czerwcowy festyn. Rok temu zamówił u Ciebie, ale w kwietniu sam rozesłał zapytania do kilku firm. W tym roku zamówi tam, gdzie ktoś odezwie się pierwszy. Tu widać, jak agent ustala, kiedy i z czym się odezwać.
Zamówienie 2025-05-12 · Gminny Ośrodek Kultury w Lipowcu Małym · 250 koszulek z nadrukiem „Festyn Rodzinny 14.06.2025” · 5 750 zł netto · kontakt: Monika Zawadzka
01
Historia zamówień
2024: 200 koszulek, zamówienie 16 maja, festyn 15 czerwca. 2025: 250 koszulek, zamówienie 12 maja, festyn 14 czerwca. Ten sam klient i ten sam miesiąc dwa lata z rzędu.
02
Kalendarz produkcji
Projekt nadruku zajmuje tydzień, zakup koszulek i nadruk przy 200–300 sztukach trzy tygodnie. Przed każdym wydarzeniem firma trzyma tydzień zapasu.
03
CRM
Kontakt: Monika Zawadzka. Rok temu napisała sama 22 kwietnia i porównywała oferty kilku firm. Od jej zapytania do zamówienia minęło 20 dni.
04
Zdjęcia realizacji
Zdjęcie z festynu 2025 przesłane przez ośrodek po imprezie oraz plik projektu nadruku. Do maila trafia zdjęcie, projekt z zeszłoroczną datą czeka na odpowiedź klienta.
05
Aktualny cennik
Koszulka bawełniana z nadrukiem jednokolorowym, próg 200–299 sztuk: 25 zł netto. Rok temu ta sama pozycja kosztowała 23 zł.
02 · Zasady firmy
Reguły w tym przykładzie są demonstracyjne. U Ciebie agent korzysta z zasad zatwierdzonych przez Twoją firmę.
01
Dwa lata to wzorzec, raz to przypadek
Ten sam klient w tym samym miesiącu przez dwa lata trafia do kalendarza powrotów. Jedno zamówienie to za mało, żeby pisać „jak co roku”.
02
Termin liczymy od wydarzenia
Od daty festynu wstecz: tydzień zapasu, trzy tygodnie produkcji, tydzień projektu. Data zeszłorocznego zamówienia nie mówi, kiedy trzeba zacząć.
03
Konkret sprzed roku, cena z dziś
Mail przypomina produkt, ilość i zdjęcie z festynu. Cenę podajemy aktualną albo wcale, bo zeszłoroczne 23 zł za sztukę już nie obowiązuje.
04
Datę wydarzenia podaje klient
Festyn był 15 i 14 czerwca, ale tegoroczna data jest nieznana. Agent pyta o nią w mailu, zamiast wpisywać ją jako pewną.
Proponuję wysyłkę 14 kwietnia, tydzień przed dniem, w którym Pani Monika rok temu sama zaczęła pytać o oferty. Szkic przypomina 250 koszulek i ma w załączniku zdjęcie z festynu. Ceny nie podaję, bo w cenniku wzrosła z 23 do 25 zł za sztukę. Czy zatwierdzasz termin i treść?
Wyślij tydzień wcześniej, 7 kwietnia. W połowie kwietnia rada gminy ma sesję, na której zatwierdza pieniądze na letnie imprezy ośrodka, więc koszulki muszą być w tej kwocie. Z tego samego powodu podaj aktualną cenę i kwotę za 250 sztuk. Dopisz jedno zdanie o torbach bawełnianych z tym samym nadrukiem, bez ceny.
DecyzjaW tym przykładzie handlowiec przesunął wysyłkę na 7 kwietnia i zdecydował o podaniu aktualnej ceny. Agent przeliczył kwotę z cennika, dopisał zdanie o torbach i zapisał nowy termin w kalendarzu powrotów. Dopiero wtedy powstał poniższy szkic.
03 · Rezultat
Szkic czeka na akceptację handlowca. Klient trafia też do kalendarza powrotów z datą wysyłki i powodem kontaktu.
OdMarek Sadowski, Nadruki Len
DoMonika Zawadzka, GOK w Lipowcu Małym
Dzień dobry Pani Moniko, rok temu przygotowaliśmy dla Państwa 250 koszulek na Festyn Rodzinny. W załączniku przesyłam zdjęcie z festynu, które dostaliśmy od Państwa po imprezie. Jeśli festyn znowu odbędzie się w połowie czerwca, projekt nadruku warto zamknąć do końca kwietnia. Wtedy koszulki dotrą z tygodniowym zapasem. W tym roku koszulka z nadrukiem kosztuje 25 zł netto za sztukę. Przy 250 sztukach, jak rok temu, to 6 250 zł netto. Możemy też przygotować bawełniane torby z tym samym nadrukiem. Powtarzamy projekt z nowym rokiem, czy coś zmieniamy? Proszę też o tegoroczną datę festynu, żebym zarezerwował termin w produkcji. Pozdrawiam Marek Sadowski
Przykład demonstracyjny · dane fikcyjne
Kiedy potrzebna jest Twoja decyzja
01
Rok temu firma zamówiła torby na swój jubileusz. To nie wraca co roku, więc agent nie pisze „jak rok temu”. Oznacza klienta jako jednorazowego, a decyzję o innym kontakcie zostawia handlowcowi.
02
Mail wraca albo przychodzi autoodpowiedź o zmianie pracy. Agent nie zgaduje nowego adresu. Wstrzymuje wątek i prosi handlowca o nowy kontakt w tej samej instytucji.
03
Zamówienie nie ma daty w nazwie, w projekcie ani w mailach. Agent liczy termin od miesiąca poprzedniego zamówienia z większym zapasem i w mailu pyta o datę wprost.
04 · U Ciebie
Na początek bierzemy historię zamówień z 2–3 lat i jedną grupę produktów. Pokazujemy, ilu klientów wraca cyklicznie i do ilu nikt nie napisał przed kolejną edycją. Połączenie ze skrzynką i CRM uzgadniamy osobno. Cenę oraz termin uruchomienia podajemy po ustaleniu tego zakresu.
Daty, klienci, produkty i ilości z CRM, programu sprzedażowego albo arkusza. Nazwy wydarzeń w zamówieniach bardzo pomagają.
Ile trwa projekt i produkcja przy typowych ilościach, jaki zapas trzymasz przed wydarzeniem oraz aktualne stawki.
Z czyjej skrzynki idą maile, kto zatwierdza szkic i termin oraz gdzie ma powstać zadanie po odpowiedzi klienta.
FAQ
Zwykle mają i zwykle odklikują je w dniu terminu. Tu mail jest gotowy, a data wysyłki jest policzona od wydarzenia klienta, nie od zamknięcia poprzedniej sprzedaży.
Często są w nazwie zamówienia, w projekcie nadruku albo w mailach. Gdy ich brakuje, liczymy termin od miesiąca poprzedniego zamówienia, a o datę agent pyta klienta wprost.
Nie. Szkic i termin wysyłki zatwierdza handlowiec, a mail idzie z jego skrzynki. Kwoty w przykładzie to fikcyjne ceny koszulek, nie cena agenta.
Koszulki na coroczny festyn
Porozmawiamy o tym, kto u Ciebie zamawia co roku i ile trwa Twoja produkcja. Potem ustalimy zakres bezpłatnej próby na Twojej historii zamówień.