commercy.
Zobacz katalogUmów 20 minut
Branże
Katalog
Realizacje
O nas
Umów 20 minut

Agent od ofert · Oferty stałej obsługi księgowej

Klient mówi „mniej więcej”. Ty dostajesz ofertę w progu, który się zgadza.

Notatka z rozmowy i cennik z progami dokumentów zamieniają się w ofertę stałej obsługi, w której widać, co jest w cenie, a co poza nią.

Zobacz przykład krok po krokuSprawdźmy to u Ciebie
Szkic ofertyRozmowa z Piotrem Mazurem, …

Stała obsługa księgowa od 1 listopada

  • Pełna księgowość, próg 51–100 dokumentów, miesięcznie · 1 × 1 450 zł
  • Kadry i płace, umowa o pracę, miesięcznie za osobę · 3 × 80 zł
  • Przejęcie ksiąg od poprzedniego biura, jednorazowo · 1 × 1 500 zł
do zatwierdzenia3 190 zł netto

Przykład demonstracyjny. Firma, rozmowa, reguły i ceny są fikcyjne. Pokazujemy proponowany sposób pracy, a nie wynik agenta działającego już w firmie.

01 · Punkt wyjścia

Dwadzieścia minut rozmowy.
Sporo ustaleń do spisania.

Po rozmowie z właścicielem firmy zostaje notatka pełna przybliżonych liczb. Żeby przygotować ofertę, trzeba ustalić próg dokumentów, policzyć kadry i opisać przejęcie ksiąg od poprzedniego biura. Agent zamienia ustalenia z rozmowy w pytania, a potem w ofertę.

Notatka z rozmowyprzykład

Rozmowa z Piotrem Mazurem, Mazur Spedycja sp. z o.o., 20 minut

[02:10] Spółka z o.o., spedycja krajowa i do Niemiec. [04:35] „Faktur kosztowych jest tak mniej więcej 60 miesięcznie, sprzedażowych koło 25.” [06:20] VAT rozliczany co miesiąc. [08:05] „Mamy pięć osób: trzy na umowie o pracę, dwóch spedytorów na B2B.” [11:40] „Poprzednie biuro nie odbierało. O zaległym ZUS-ie dowiedziałem się po terminie.” [14:15] „Chcę, żeby ktoś pilnował terminów.” [17:50] „Najlepiej od początku przyszłego miesiąca.”

↳ transkrypcja-rozmowy-mazur-spedycja.txt

Obok notatki agent sprawdza

01

Cennik biura

Pełna księgowość spółki: do 50 dokumentów 950 zł, 51–100 dokumentów 1 450 zł, 101–200 dokumentów 2 150 zł netto miesięcznie. Dokument ponad próg 14 zł.

02

Stawki kadrowe

Umowa o pracę 80 zł za osobę miesięcznie, umowa zlecenia 50 zł. Współpracownicy z własną firmą nie wchodzą do kadr.

03

Procedura przejęcia ksiąg

Przejęcie w trakcie roku kosztuje 1 500 zł jednorazowo. Procedura wskazuje listę dokumentów od poprzedniego biura i datę graniczną.

04

Harmonogram terminów biura

Przypomnienie o dokumentach do 5. dnia miesiąca, zestawienie kwot do zapłaty do 12. dnia. Terminy płatności: ZUS 15., podatki od wynagrodzeń i CIT 20., VAT 25.

02 · Zasady firmy

Wie, co uwzględnić.
Pokazuje, czego brakuje.

Reguły w tym przykładzie są demonstracyjne. U Ciebie agent korzysta z zasad zatwierdzonych przez Twoją firmę.

01

Próg z dokumentów, nie z pamięci

60 i 25 z rozmowy daje około 85, ale to deklaracja. Agent prosi o liczby z trzech ostatnich miesięcy i dopiero z nich wybiera próg.

02

Przekroczenie progu jest w ofercie

Gdy wynik jest blisko granicy, klient musi wiedzieć, co się stanie przy 101. dokumencie. Agent opisuje dopłatę i moment przejścia na wyższy próg.

03

B2B to nie kadry

Pięć osób z rozmowy to trzy umowy o pracę i dwie osoby z własną firmą. Ich faktury są dokumentami kosztowymi, więc kadry liczymy za trzy osoby.

04

Przejęcie ma datę graniczną

Ktoś musi zamknąć ostatni miesiąc przed zmianą. Agent wpisuje do oferty, który miesiąc rozlicza jeszcze poprzednie biuro, a od którego odpowiada Twoje.

05

Pilnowanie terminów to konkretne daty

Z „chcę, żeby ktoś pilnował” agent robi harmonogram z dniami miesiąca. Wpisuje tylko to, co biuro robi co miesiąc, bez ogólnych obietnic.

Pytania do zatwierdzenia przez właścicielkę biura

Ile dokumentów kosztowych i sprzedażowych było w lipcu, sierpniu i wrześniu? W jakiej formie przychodzą faktury: KSeF, PDF czy papier? Który miesiąc zamknie jeszcze obecne biuro? Czy dwaj spedytorzy na B2B wystawiają spółce faktury ze swoich firm?

Przykładowa odpowiedź klienta

Z programu do faktur: lipiec 81, sierpień 88, wrzesień 97, koszty i sprzedaż razem. Sprzedaż idzie przez KSeF, koszty w większości też, ale kilkanaście miesięcznie to PDF od przewoźników z Niemiec i paragony za paliwo. Umowę z biurem wypowiedziałem, październik zamykają jeszcze oni. Tak, spedytorzy mają swoje firmy.

DecyzjaW tym przykładzie właścicielka biura zatwierdziła pytania, a klient odpowiedział następnego dnia. Średnia z trzech miesięcy to 89 dokumentów, ale z rosnącym trendem. Właścicielka wybrała próg 51–100 z opisaną dopłatą za przekroczenie i przejęcie od 1 listopada.

03 · Rezultat

Oferta dla klienta.
Uzasadnienie dla Ciebie.

Tak może wyglądać komplet do zatwierdzenia.

Szkic ofertyPRZYKŁAD / 017

Dla: Mazur Spedycja sp. z o.o. · Piotr Mazur

Stała obsługa księgowa od 1 listopada

Pełna księgowość · próg 51–100 dokumentów · VAT miesięczny · kadry i płace dla 3 osób · przejęcie ksiąg w trakcie roku

Pozycje i ceny netto przykładowego zamówienia
PozycjaIlośćCenaWartość
Pełna księgowość, próg 51–100 dokumentów, miesięcznie11 450,00 zł1 450,00 zł
Kadry i płace, umowa o pracę, miesięcznie za osobę380,00 zł240,00 zł
Przejęcie ksiąg od poprzedniego biura, jednorazowo11 500,00 zł1 500,00 zł
Razem netto3 190,00 zł
  • Suma to pierwszy miesiąc razem z przejęciem ksiąg. Od grudnia abonament wynosi 1 690 zł netto miesięcznie.
  • W abonamencie są księgi, VAT i JPK, zaliczki CIT, listy płac i deklaracje ZUS. Faktury z KSeF pobieramy sami, pliki PDF i paragony przesyłasz do 5. dnia miesiąca.
  • Do 5. dnia przypominamy o dokumentach, do 12. wysyłamy kwoty do zapłaty z terminami: ZUS 15., podatki od wynagrodzeń i CIT 20., VAT 25. Na maile odpowiadamy w ciągu jednego dnia pracy.
  • Ponad 100 dokumentów w miesiącu: 14 zł za każdy kolejny. Po dwóch takich miesiącach z rzędu przechodzimy na próg 101–200, czyli 2 150 zł netto.
  • Poza abonamentem: korekty za okresy sprzed listopada, obsługa kontroli 180 zł za godzinę, roczne sprawozdanie finansowe z CIT-8 1 450 zł.
  • Październik zamyka obecne biuro. Do przejęcia potrzebujemy od niego obrotów i sald na 31 października, rejestrów VAT, ewidencji środków trwałych, dokumentacji płacowej i potwierdzeń wysłanych deklaracji.
  • Oferta ważna 14 dni. Wszystkie ceny podano netto; VAT zostanie doliczony.

Przykład demonstracyjny · ceny fikcyjne

Zobacz szkic maila do tej oferty

Panie Piotrze, dziękuję za rozmowę i przesłane liczby. W załączeniu oferta stałej obsługi od 1 listopada. Przyjęłam próg 51–100 dokumentów, bo tyle wychodzi z ostatnich trzech miesięcy. Wrzesień był blisko granicy, dlatego w ofercie opisałam, co się dzieje powyżej 100 dokumentów. Kadry liczę za trzy osoby na umowie o pracę, a faktury spedytorów na B2B wchodzą do dokumentów kosztowych. Terminy, o które Pan pytał, są rozpisane na konkretne dni miesiąca. Osobno wysyłam listę dokumentów, o które trzeba poprosić obecne biuro.

Kiedy potrzebna jest Twoja decyzja

Wyjątki mają swój następny krok.

01

Klient nie zna liczby dokumentów

Agent prosi o rejestry VAT albo pliki JPK z trzech miesięcy. Bez nich nie wybiera progu i zaznacza to w notatce dla biura.

02

Zaległości po poprzednim biurze

Brakujące deklaracje albo niezamknięte miesiące agent oznacza jako osobny zakres. Wycenę korekt przygotowuje osoba prowadząca po przeglądzie dokumentów.

03

Nietypowa działalność

Magazyn, import spoza Unii albo wiele umów leasingu. Agent przekazuje zakres do wyceny indywidualnej, zamiast dopasowywać go do progu.

04 · U Ciebie

Od tego zaczynamy.

Na początek ustalamy jeden rodzaj obsługi, na przykład pełną księgowość spółek, źródło notatek z rozmów, cennik i wzór oferty. Osobno uzgadniamy dostęp do nagrań rozmów i programu księgowego. Cenę oraz termin uruchomienia podajemy po ustaleniu tego zakresu.

Notatki z rozmów i poprawne oferty

Wybieramy razem kilka rozmów z klientami i oferty, które z nich powstały, także te z nietypowym zakresem.

Cennik i zasady biura

Progi dokumentów, stawki kadrowe, opłaty za przejęcie oraz granica między abonamentem a pracą dodatkową.

Harmonogram i akceptacja

Terminy, których biuro pilnuje co miesiąc, wzór oferty oraz miejsce, w którym zatwierdzasz ją przed wysłaniem.

FAQ

Jeszcze kilka konkretów.

Czy te ceny to cena agenta?

Nie. Kwoty w przykładowej ofercie to fikcyjne ceny usług biura rachunkowego. Cenę agenta ustalamy osobno, po rozmowie o Twoim procesie.

Skąd agent wie, co padło w rozmowie?

Pracuje na notatce albo transkrypcji, którą dołączasz po spotkaniu. Każda liczba w ofercie ma wskazane miejsce w rozmowie albo w odpowiedzi klienta.

Czy agent obiecuje klientowi terminy?

Wpisuje tylko terminy z harmonogramu, który Twoje biuro realizuje co miesiąc. Obietnice spoza niego oznacza do Twojej decyzji.

Oferty stałej obsługi księgowej

Pokaż nam swoje zapytanie.

Porozmawiamy o tym, skąd bierzesz dane i jak przygotowujesz ofertę. Potem ustalimy zakres bezpłatnej próby na Twoich materiałach.

Sprawdźmy to na Twoich sprawach← Agent od ofert: co robi i inne przykłady